19 Oct 2024

RETO: Construir sistema gestión centros escolares

Objetivo del Reto: Desarrollar una herramienta integral de gestión documental para centros escolares, que permita un control eficiente de la información de los alumnos. Esta herramienta debe ofrecer un acceso rápido y fácil a los datos de cada alumno, posibilitar la actualización ágil de la información, y proporcionar una visión general de las características de cada grupo de alumnos. Además, deberá facilitar la comunicación entre docentes y tutores a través de un sistema de notas que refleje el comportamiento diario de cada alumno. El sistema debe ser intuitivo para usuarios no técnicos y estar basado en la infraestructura de Google Cloud.

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Problema o Desafío: Los centros escolares acumulan una gran cantidad de información de cada estudiante, desde datos personales y de contacto hasta registros de comportamiento, autorizaciones, y asistencia. Esta información suele estar dispersa en diferentes documentos y aplicaciones, lo que dificulta su consulta y actualización. Además, los docentes requieren una forma de registrar observaciones diarias sobre el comportamiento de los alumnos y la dinámica de los grupos de trabajo en diferentes asignaturas. El reto radica en centralizar toda esta información de manera que sea accesible, fácilmente actualizable y que permita generar resúmenes tanto de alumnos como de grupos de clase.

 

 

Stakeholders Involucrados:

1. Docentes: Necesitan registrar observaciones diarias, acceder a información actualizada de cada alumno, y gestionar grupos de trabajo en las diferentes asignaturas.
2. Tutores: Requieren una vista consolidada del progreso, comportamiento, y necesidades especiales de sus estudiantes.
3. Administración del Centro: Responsables de la gestión de la información personal, autorizaciones, y cuotas de cada alumno, así como la creación de nuevos registros.
4. Equipo de Orientación: Necesitan acceso a los informes y planes individualizados (PI) de los estudiantes con necesidades educativas especiales.
5. Familias: Acceso a una aplicación de comunicación para mantenerse informadas sobre el desempeño y la situación de su hijo/a.

 

 

Características y Funcionalidades:

1. Base de Datos Centralizada:
   • Almacenar toda la información personal, académica, y de comportamiento de cada alumno.
   • Información sobre autorizaciones, alergias, uso de transporte escolar, y situación económica.
   • Acceso a través de Google Cloud, con seguridad y control de acceso por roles para proteger la privacidad de los datos.
2. Módulo de Bloc de Notas:
   • Espacio para que cada docente registre observaciones sobre el comportamiento y rendimiento de cada alumno en sus respectivas clases (música, inglés, etc.).
   • Posibilidad de agregar comentarios sobre dinámicas grupales, para gestionar mejor los grupos de trabajo.
3. Gestión de Grupos y Generación de Resúmenes:
   • Herramienta que permita consultar la información de un grupo de clase y generar un resumen del mismo.
   • Funcionalidad basada en IA que sugiera la reagrupación de estudiantes al final de cada curso, utilizando información sobre rendimiento académico, comportamiento y afinidad entre alumnos.
4. Dashboard de Información:
   • Visualización interactiva de la información de cada alumno y grupo, a modo de «perfil» que incluya datos generales, autorizaciones, y un resumen de notas sobre su comportamiento y desempeño.
   • Posibilidad de realizar búsquedas rápidas por nombre de alumno o grupo.
5. Actualización de Datos y Nuevos Registros:
   • Interfaz fácil de usar para agregar nuevos alumnos y actualizar datos, sincronizando automáticamente las listas y registros existentes.
   • Capacidad de importar datos desde hojas de cálculo de Google Sheets, para facilitar la integración con los sistemas actuales.
6. Módulo de Comunicación con Familias:
   • Integración con aplicaciones de Google (como Google Classroom) para enviar comunicaciones, autorizar actividades, y realizar seguimientos de las cuotas.
   • Posibilidad de generar informes automatizados que puedan ser enviados por correo a las familias.

 

 

 

Parámetros y Restricciones Técnicas:

1. Uso de Google Cloud:
   • La base de datos y servicios se deben alojar en Google Cloud, aprovechando herramientas como Google Firestore para el almacenamiento de datos, y Google Compute Engine para los procesos más complejos.
   • Integración con Google Sheets y Google Forms para facilitar la entrada de datos y la generación de informes.
2. Seguridad y Privacidad:
   • Implementación de autenticación segura para docentes, tutores, y personal administrativo, utilizando Google Workspace.
   • Cifrado de los datos almacenados y medidas de seguridad para proteger información sensible como datos médicos y autorizaciones.
3. Facilidad de Uso:
   • Interfaz intuitiva, diseñada para usuarios sin experiencia técnica, con un proceso de carga de datos simplificado.
   • Capacitación básica para el personal del centro sobre el uso de la herramienta.

 

 

Plan de Acción:

• Fase 1 (3 meses):
  • Configuración inicial en Google Cloud, creación de la base de datos centralizada.
  • Desarrollar la interfaz de registro de datos de alumnos y bloc de notas para docentes.
  • Integración con Google Sheets para importar datos existentes de alumnos.
• Fase 2 (2 meses):
  • Implementación del módulo de generación de resúmenes y agrupación automática mediante IA.
  • Diseño del dashboard interactivo para visualización de la información.
  • Pruebas piloto con grupos reducidos de alumnos y feedback de los usuarios.
• Fase 3 (1 mes):
  • Despliegue completo de la herramienta y capacitación para todo el personal.
  • Ajustes finales y optimización de la interfaz de usuario según el feedback.

 

 

Evaluación del Éxito:

• Cantidad de datos correctamente importados y centralizados.
• Reducción del tiempo de consulta de información por parte de docentes y tutores.
• Calidad de los informes generados automáticamente para los tutores.
• Satisfacción de los usuarios (docentes y administración) sobre la facilidad de uso del sistema.
• Participación activa de docentes en el uso del bloc de notas y registros diarios.

 

 

Soporte y Mentoría:

• Sesiones de soporte semanales durante el primer mes de uso para resolver dudas y optimizar el sistema.
• Creación de un canal de comunicación (por ejemplo, en Google Chat) para soporte continuo.
• Documentación accesible en Google Drive sobre el uso de cada módulo de la herramienta.

Este reto no solo centralizará la información de cada alumno, sino que también mejorará la comunicación interna y la eficiencia en la gestión del día a día de los centros escolares, permitiendo una atención más personalizada para cada estudiante.

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